Nos messages professionnels se ressemblent tous, mais certaines tournures nuisent discrètement à notre image, prévient une coach basée aux États-Unis.
Dans une tribune publiée par le média économique américain CNBC, la coach exécutive Rebecca Zucker, affiliée à Harvard, détaille quatre phrases fréquentes dans les e-mails de bureau qui donnent une impression agressive, froide ou peu sincère. Son objectif : aider les professionnels, aux États-Unis comme en France, à rédiger des messages plus clairs et plus authentiques, sans y passer plus de temps.
Une coach de Harvard met en garde contre les faux pas par e-mail
Rebecca Zucker est coach exécutive et cofondatrice du cabinet Next Step Partners, installé aux États-Unis. Elle a accompagné des groupes comme Amazon, DocuSign ou Dropbox, ce qui lui donne une vision fine des échanges entre managers, collègues et clients par e-mail.
Elle rappelle, citée par CNBC, que chaque jour, les professionnels envoient et reçoivent des centaines de messages depuis leur ordinateur ou leur téléphone. La multiplication des e-mails, combinée à la pression du temps, détériore la qualité des échanges.
« L’usage de mots et de phrases qui semblent peu sincères, malgré vos meilleures intentions, peut non seulement conduire à l’absence de réponse, mais aussi à une occasion manquée de bâtir une relation positive », avertit Rebecca Zucker.
À partir de son expérience, elle a identifié quatre formules à bannir des e-mails de travail, et propose des alternatives simples, plus efficaces et plus crédibles.
1. « Je ne suis pas sûr que tu aies vu mon dernier e-mail… »
La première phrase dans son viseur : le classique message de relance. Selon une enquête Adobe Consumer Email mentionnée par CNBC, 25 % des répondants jugent la formule « je ne suis pas sûr que tu aies vu mon dernier e-mail » particulièrement irritante, juste derrière des formulations du type « comme indiqué dans mon précédent e-mail ».
Pour Rebecca Zucker, cette manière de relancer pose plusieurs problèmes. Elle laisse entendre que le destinataire n’a pas fait son travail, sous-entend qu’il n’a pas lu ou qu’il a négligé le message, et peut sonner comme un reproche à peine voilé.
Elle note par ailleurs que, dans la majorité des cas, le message a bien été lu. Il s’est peut-être noyé dans la boîte de réception, ou le destinataire a simplement manqué de temps pour répondre. Mieux vaut alors penser la relance autrement.
La coach recommande des e-mails courts, centrés sur une question précise, avec une échéance claire, plutôt qu’une allusion au « dernier e-mail ».
Exemples de tournures qu’elle met en avant :
- « Puis-je vous présenter ce client ? »
- « Avez-vous des remarques sur ce texte d’annonce ? Si je n’ai pas de nouvelles avant vendredi, je considérerai que tout est bon. »
Ces formules rappellent l’objet du message, indiquent ce que vous attendez et fixent une limite de temps sans accuser ni mettre la pression de façon agressive.
2. « Suite à notre conversation » : trop froid pour un simple e-mail
Deuxième tournure à surveiller : « suite à notre conversation », et, dans la même veine, « comme discuté ». Pour Rebecca Zucker, ces expressions sonnent très formelles, presque bureaucratiques.
Elles donnent au message une couleur juridique ou contractuelle, qui peut paraître disproportionnée dans un échange entre collègues ou avec un interlocuteur de confiance. La coach estime qu’elles conviennent surtout à des contextes légaux ou très officiels.
Employées dans un e-mail ordinaire, ces formules vous font paraître « sévère, froid, distant et inauthentique », prévient-elle.
Elle encourage à préférer des phrases plus naturelles, qui rappellent la discussion tout en restant chaleureuses. Parmi les exemples cités dans la tribune :
- « Je joins l’article dont j’ai parlé pendant notre appel. »
- « C’était très agréable de parler avec vous tout à l’heure. Voici la description de poste pour le poste vacant dans mon équipe si vous connaissez quelqu’un. »
L’idée reste la même : ancrer le message dans une interaction réelle, montrer que l’on s’adresse à une personne précise, et non à un dossier anonyme.
3. « J’espère que tu vas bien… » : sincère ou formule vide ?
Troisième formule dans sa liste noire : « j’espère que tu vas bien », ou sa version plus formelle « j’espère que vous allez bien ». La coach constate, d’après CNBC, que cette phrase est devenue un réflexe d’ouverture dans d’innombrables e-mails.
Pour Rebecca Zucker, cette entrée en matière a pourtant sa place uniquement dans certaines situations :
- lorsqu’une relation est déjà installée ;
- ou quand on reprend contact après un long silence.
Adressée à quelqu’un que vous venez tout juste de rencontrer, voire à une personne que vous ne connaissez pas du tout, elle paraît beaucoup moins sincère. Elle ressemble alors à une formule automatique sans réelle intention.
La fondatrice de Next Step Partners estime que cette expression sonne « bien moins authentique » avec des contacts très récents ou inconnus.
La pandémie de Covid-19 a cependant bousculé les usages. Interroger le bien-être ou la santé d’un interlocuteur est devenu plus courant dans les e-mails professionnels. Rebecca Zucker nuance donc son propos :
Elle invite à ne pas avoir peur de montrer que l’on se soucie d’une personne « sur un plan personnel », quand le lien existe réellement.
En pratique, cela peut passer par des formules plus personnalisées, liées à une situation connue : un retour de congé maladie, un déménagement, un changement de poste. L’essentiel reste la cohérence avec la proximité réelle que vous entretenez avec le destinataire.
4. « Bien à vous, cordialement… » : le piège des signatures automatiques
Enfin, Rebecca Zucker cible les salutations de fin de mail générées automatiquement, comme « avec plaisir » ou d’autres formules très standardisées. Aux États-Unis, de nombreux outils proposent des signatures prêtes à l’emploi qui s’insèrent sans y penser.
Pour la coach, ces clôtures de message font gagner quelques secondes au rédacteur, mais elles ont un coût relationnel.
La plupart des phrases de clôture générées automatiquement rendent l’e-mail impersonnel, explique-t-elle. Elles détonnent dès qu’elles ne sont pas alignées avec le ton du message ou la nature de la relation.
Son conseil : adapter systématiquement la formule de politesse à la personne et au contexte. Elle souligne que cette personnalisation ne prend que quelques secondes et évite bien des malentendus.
Elle ajoute que, si vous faites une demande, terminer par un simple « merci » reste tout à fait adapté. En revanche, lorsque vous envoyez une mise à jour ou préparez une réunion, mieux vaut utiliser une formule qui reflète la suite de l’échange, par exemple :
- « À bientôt pour en reparler » ;
- « On se voit à la réunion de demain. »
Ce type de clôture donne un sentiment de continuité et renforce le lien plutôt qu’une politesse générique déconnectée du contenu.
Ce que cela implique pour les professionnels en France
Les exemples cités par CNBC concernent surtout des échanges en anglais, mais les mécanismes décrits par Rebecca Zucker s’appliquent largement au contexte français. Les managers, collaborateurs et fonctions support en France font face aux mêmes défis : boîtes de réception saturées, réponses tardives, relations de travail parfois fragilisées par l’écrit.
Les formulations françaises comme « suite à notre entretien téléphonique », « comme indiqué dans mon précédent message » ou « j’espère que vous allez bien » présentent des effets comparables à leurs équivalents anglo-saxons. Selon le ton et la fréquence, elles peuvent :
- paraître administratives ou rigides ;
- être perçues comme des reproches déguisés ;
- donner l’impression d’un texte copié-collé, sans attention particulière.
En France, les règles de base restent donc très proches :
Les correspondances françaises avec les RH, les services juridiques ou la direction générale s’apparentent aux échanges « légaux » mentionnés par la coach américaine. Dans ces cas-là, un ton plus formel peut se justifier. Pour les messages du quotidien, la recherche d’authenticité et de clarté prime.
Pourquoi ces nuances comptent dans une carrière
Au-delà de la simple politesse, Rebecca Zucker rappelle que chaque e-mail participe à la réputation professionnelle. Un style trop sec ou mécanique peut vous faire passer pour quelqu’un de fermé, voire d’hostile, alors que ce n’est pas votre intention.
Un message bien formulé, même court, peut au contraire renforcer la confiance, encourager la coopération et donner envie de répondre.
Pour un salarié français, ces conseils rejoignent les enjeux d’« intelligence relationnelle » ou de « soft skills » désormais valorisés dans les évaluations et les entretiens annuels. La capacité à ajuster son ton par écrit pèse sur la perception que se font collègues, managers et clients de votre professionnalisme.
Un exemple concret : une relance formulée de manière claire et respectueuse sera plus facilement traitée en priorité. Un message perçu comme agressif ou culpabilisant risque d’être repoussé ou d’entraîner une réponse défensive, ce qui complique la collaboration.
Quelques repères pratiques pour vos prochains e-mails
À partir des observations de la coach américaine, quelques réflexes simples peuvent être adoptés dès maintenant :
- Relire systématiquement la première phrase de l’e-mail : donne-t-elle une impression de reproche, ou bien clarifie-t-elle l’objet du message ?
- Remplacer « comme déjà dit » par un rappel factuel neutre : date de la réunion, document évoqué, décision à prendre.
- Personnaliser au minimum l’introduction et la signature en fonction de la personne.
- Limiter les formules toutes faites, surtout si elles ne correspondent pas au degré réel de proximité.
Ces ajustements ne demandent pas de réécrire entièrement ses habitudes. Ils visent surtout à faire coïncider le ton de l’e-mail avec l’intention réelle : informer, demander, remercier, relancer. Ce décalage, souvent discret, est précisément ce que Rebecca Zucker pointe lorsqu’elle parle de phrases « peu sincères » ou « inauthentiques ».
À l’heure où une grande partie des échanges passe par l’écrit, que ce soit en télétravail ou au bureau, ce type de vigilance devient un véritable atout de carrière, aussi bien aux États-Unis qu’en France.
