Aux États-Unis, des spécialistes de la communication professionnelle alertent : certains mots glissés dans vos mails suffisent à casser votre image.
Le site américain The Muse s’est penché sur ces petites formulations qui minent votre crédibilité sans que vous vous en rendiez compte. À partir des conseils d’expertes, l’article liste cinq mots ou expressions à bannir pour rédiger des e-mails plus clairs, plus affirmés et plus professionnels, un enjeu qui concerne évidemment aussi les salariés français.
Cinq mots qui sabordent vos mails professionnels
Dans un e-mail, quelques mots de trop peuvent vous faire passer de compétent à hésitant, voire peu fiable.
Selon The Muse, ces cinq termes reviennent partout dans les boîtes de réception et ont un point commun : ils affaiblissent votre message et la perception que vos collègues ou clients ont de vous. Il ne s’agit pas de « fautes » au sens strict, mais de tics de langage qui nuisent à l’impact de vos mails.
- « Juste »
- « Espérons que » / « j’espère que » au sens de « hopefully »
- « En fait »
- « Un peu » / « en quelque sorte » (« kind of », « sort of »)
- « Désolé(e) » utilisé à tout bout de champ
« Juste » : un mot qui rabaisse votre demande
Dans la version originale, les fondatrices du site culinaire américain Food52, Amanda Hesser et Merrill Stubbs, expliquent que le mot « just » rend immédiatement un mail moins assuré. Traduit en français dans la même logique, cela correspond aux formulations du type : « Je voulais juste savoir », « Je fais juste un petit point », « Je voulais juste poser une question ».
Dire « je voulais juste… » revient à minimiser votre légitimité et à présenter votre demande comme dérangeante ou secondaire.
Le message réel n’est pourtant pas « petit » : vous demandez une information, un retour, une validation. Selon les expertes citées, supprimer ce « juste » change tout le ton : « Je voulais vous poser une question » paraît déjà plus professionnel que « Je voulais juste vous poser une question ».
Comment remplacer ce tic
- « Je reviens vers vous pour… » plutôt que « Je reviens juste vers vous pour… »
- « Je souhaite faire un point sur… » plutôt que « Je voulais juste faire un point… »
- « Avez-vous pu regarder… ? » plutôt que « Je voulais juste savoir si vous aviez pu… »
« Espérons que » : un aveu de manque de contrôle
Dans l’article, une mentor de l’autrice lui fait remarquer l’usage excessif de « hopefully », que l’on peut rapprocher de « espérons que », « j’espère pouvoir », « avec un peu de chance ». Son argument est cash : « Tu ne devrais pas avoir à être pleine d’espoir, les choses doivent être faites. »
Dire que vous « espérez » tenir un délai ou que « normalement » tout ira bien laisse entendre que vous ne maîtrisez pas la situation — ou que l’on ne peut pas compter sur vous.
Écrire « J’espère pouvoir vous envoyer le rapport demain » sous-entend que le délai n’est pas vraiment sûr. À la place, l’article recommande des formulations qui assument davantage votre engagement, tout en restant réalistes.
Des formulations plus fiables
- « Je vous enverrai le rapport demain » si vous êtes certain du délai.
- « Sauf imprévu, je vous enverrai le rapport demain » si un aléa est possible.
- « Le rapport vous sera transmis au plus tard jeudi » si vous avez besoin de marge.
« En fait » : le parasite qui agace et brouille le message
The Muse relève que « actually » envahit les mails en anglais comme « en fait », « en réalité » ou « en vrai » en français. L’autrice raconte avoir reçu un message d’attachée de presse contenant trois « actually » en cinq phrases, dont un fameux « but actually » : son cerveau s’est focalisé sur ce tic de langage, au point qu’elle ne retenait plus l’objet du mail.
Répété sans raison, « en fait » donne un ton hésitant, voire condescendant, et alourdit inutilement vos phrases.
En français, « en fait » suggère souvent que l’interlocuteur se trompait ou n’avait pas bien compris. À l’écrit, surtout avec un supérieur ou un client, cela peut être mal perçu. La recommandation issue de l’article est simple : supprimer systématiquement ce mot quand il n’apporte aucune information précise.
Bon usage, mauvais usage
| Formulation | Effet |
|---|---|
| « En fait, le rendez-vous est à 15 h. » (après une erreur communiquée) | Peut être utile pour corriger une information |
| « En fait, je vous envoie le document ce soir. » | Redondant, le « en fait » ne sert à rien |
| « Je vous envoie le document ce soir. » | Plus clair, plus direct |
« Un peu », « en quelque sorte » : la fuite devant la précision
La quatrième catégorie pointée par The Muse concerne les expressions « kind of » et « sort of », que l’on retrouve très facilement en français par « un peu », « plus ou moins », « en quelque sorte ». Dans un mail professionnel, ces tournures donnent l’impression que vous ne savez pas exactement de quoi vous parlez, ou que vous n’osez pas prendre position.
Dire que quelque chose est « un peu urgent » ou « en quelque sorte problématique » brouille le message : c’est urgent ou ça ne l’est pas, c’est un problème ou ça n’en est pas un.
Cela ne signifie pas qu’il faille être brutal. L’idée, telle qu’elle ressort de l’article, est d’être précis plutôt que flou : si vous manquez d’informations, il vaut mieux le dire clairement que d’enrober votre incertitude dans un « en quelque sorte ».
Préciser au lieu d’atténuer
- Remplacer « C’est un peu urgent » par « J’aurais besoin d’un retour d’ici demain midi ».
- Remplacer « C’est en quelque sorte bloquant » par « Sans cette validation, le projet ne peut pas avancer ».
- Remplacer « La situation est plus ou moins réglée » par « Il reste encore deux points à traiter avant de considérer le dossier clos ».
« Désolé(e) » : l’excuse automatique qui vous diminue
Interrogés par The Muse, plusieurs professionnels cités dans l’article désignent le mot « sorry » comme le plus inutile dans leurs échanges. Selon eux, dans « 99 % des cas », l’excuse n’a pas lieu d’être, par exemple dans : « Désolé, je ne suis pas disponible lundi, mardi vous conviendrait-il ? »
S’excuser en permanence pour proposer un créneau, poser une question ou rappeler un délai vous place d’emblée en position d’infériorité.
Le média américain souligne aussi un point : lorsque l’erreur est réelle et sérieuse, un simple mail ne suffit pas. L’article recommande de décrocher le téléphone pour présenter de vraies excuses. À l’écrit, le mot « désolé(e) » devrait rester réservé à ces situations, et non accompagner chaque demande banale.
Des tournures plus affirmées
- « Je ne suis pas disponible lundi. Mardi serait-il possible ? » plutôt que « Désolé, je ne peux pas lundi… »
- « Merci pour votre patience, voici les éléments demandés » plutôt que « Désolé pour le retard… » si le retard reste raisonnable.
- En cas de vrai problème : « Je tiens à vous présenter mes excuses pour… » suivi d’un appel téléphonique.
Pourquoi ces détails comptent aussi en France
Les conseils relayés par The Muse viennent des États-Unis, où les règles d’« email etiquette » sont très commentées, notamment dans les milieux de bureaux et les entreprises de services. Pour un lecteur français, l’enjeu est le même : chaque mail professionnel sert de carte de visite, que l’on s’adresse à un manager, à un client ou à un partenaire.
Dans beaucoup d’entreprises françaises, l’écrit reste la trace officielle d’une décision ou d’un désaccord : un ton approximatif peut peser lourd en cas de malentendu.
En France, les formations en communication professionnelle insistent elles aussi sur la clarté, la concision et la cohérence entre le niveau de langage et le destinataire. Les tics mis en avant par The Muse se retrouvent très facilement en français : un excès de « juste », de « j’espère que », de « en fait » ou de « désolé(e) » atténue vos demandes et peut faire douter de votre fiabilité.
Adapter ces conseils à vos mails au quotidien
Pour intégrer ces recommandations sans transformer chaque message en casse-tête, une méthode simple ressort de l’article : faire une relecture rapide en traquant systématiquement ces cinq mots. Si la phrase fonctionne encore sans eux, c’est qu’ils étaient de trop.
Cette relecture ne prend que quelques secondes pour un mail court. Elle peut pourtant modifier le ton perçu : moins d’excuses inutiles, des demandes plus nettes, des délais mieux posés. Le média américain souligne qu’on ne réglera jamais tous les codes implicites des courriels professionnels, mais que chasser ces quelques mots suffit déjà à rendre vos messages plus polis, directs et confiants.
En complément, l’article rappelle un point rarement dit : ces ajustements servent autant à votre interlocuteur qu’à vous-même. En supprimant les atténuations et les formules floues, vous clarifiez vos propres priorités, ce que vous attendez réellement et à quel moment. À la longue, cela peut réduire les quiproquos dans votre équipe et limiter le nombre de relances, un bénéfice très concret pour la journée de travail.
