Au Portugal, des spécialistes de l’étiquette numérique remettent en cause nos fameuses formules de politesse en fin d’e-mail, jugées dépassées.
Le média portugais Observador relaie l’analyse d’une consultante en « savoir‑vivre numérique » qui invite à abandonner les formules automatiques de fin de message. Dans un contexte où l’e-mail s’apparente de plus en plus à une messagerie instantanée, ces mots rituels seraient devenus, selon elle, à la fois trop formels et… vides de sens.
D’un e-mail ultra formel à une messagerie quasi instantanée
Observador rappelle qu’au début des années 2000, l’e-mail restait un outil de travail récent. En 2003, des chercheurs de l’université de Pennsylvanie avaient constaté que les messages se terminaient rarement par l’équivalent de « salutations » ou « cordiales salutations ». À l’époque, les correspondants privilégiaient plutôt des fins comme « merci » ou des formules plus personnelles.
Le contexte était très différent. L’e-mail se présentait comme l’alternative moderne à la lettre papier. Les entreprises y voyaient une version plus rapide mais presque aussi formelle du courrier traditionnel. Chaque phrase se pesait, chaque mot comptait, au sens propre comme au figuré, jusque dans les SMS où la facturation au caractère poussait à la concision extrême.
Avec le temps, cet usage s’est dilué. L’e-mail s’est banalisé, s’est invité dans tous les échanges professionnels du quotidien, parfois pour quelques lignes ou une simple question. Face à cette inflation de messages, nombre d’utilisateurs ont cherché à réintroduire des codes plus stricts, en ressortant des formules très normées de fin de courrier, censées apporter un vernis de sérieux.
Pourquoi les formules type « Cordialement » donnent une mauvaise impression
Dans l’article cité par Observador, la consultante américaine Judith Kallos, spécialiste de l’étiquette des e-mails, s’attaque frontalement à ces expressions toutes faites. L’équivalent portugais de « cordialement » – « cumprimentos » – est son premier exemple. Son jugement est tranché : cette formule serait devenue contre‑productive.
Selon Judith Kallos, une formule neutre et automatique en fin d’e-mail donne surtout l’impression que l’expéditeur ne sait pas quoi dire.
Pour elle, conclure systématiquement par ce type de mot revient à interrompre brutalement l’échange, une fois l’objectif atteint. Observador relaie son image parlante : c’est « comme raccrocher au nez » après avoir obtenu ce que l’on voulait. En clair, la politesse affichée ne compense pas la froideur ressentie.
La consultante élargit son propos aux autres formules figées. L’équivalent de « bien à vous » ou « salutations » lui paraît trop démonstratif pour de simples échanges quotidiens. Même un « merci » final, utilisé de manière automatique, peut donner la sensation que l’on veut se débarrasser rapidement de l’e-mail, sans réelle attention portée au destinataire.
Quand la politesse écrite ne colle plus à la réalité des échanges
L’un des arguments clés avancés par Judith Kallos concerne le décalage entre la façon dont on parle et la façon dont on écrit ses mails. Elle rappelle que personne ne termine une conversation en face à face par une formule aussi codifiée que « cordialement ». Dans une discussion orale, l’échange se termine souvent naturellement : une phrase de conclusion, un au revoir, parfois même rien de très marqué.
« Les e-mails sont utilisés avec une telle régularité qu’ils fonctionnent déjà comme des messages instantanés », observe la consultante, citée par Observador.
Dans cette logique, imposer une formule très formelle à la fin de chaque message serait artificiel. Cela ne reflète ni la réalité de nos interactions, ni le rythme, ni le ton souvent plus direct des échanges électroniques.
Le conseil des spécialistes : ne rien écrire du tout
Face à ce constat, Judith Kallos propose un conseil radical : arrêter de se sentir obligé de « finir » ses e-mails avec une formule figée. Sa recommandation est claire : ne rien ajouter de spécifique en guise de clôture, surtout dans les conversations déjà engagées où plusieurs messages se succèdent.
Pour la consultante, il n’est tout simplement plus nécessaire de « signer » la fin de chaque e-mail par une formule de politesse dédiée.
Dans son raisonnement rapporté par Observador, l’e-mail ressemble désormais à un fil de discussion continu. L’interlocuteur voit le nom, la signature automatique, parfois même la fonction et les coordonnées de l’expéditeur. Ajouter un « cordialement » à chaque envoi n’apporte aucune information utile, et peut donner une impression de distance guindée.
La spécialiste défend une approche plus simple : écrire son message, terminer par la dernière phrase de fond, puis s’arrêter. Un point final suffit, voire même pas de ponctuation marquée si le ton de l’échange reste informel. Il ne reste plus qu’à cliquer sur « envoyer ».
Dans quels cas ce conseil s’applique-t-il vraiment ?
L’analyse portée par Observador vise surtout les échanges fréquents, courts, souvent entre collègues ou partenaires qui se connaissent déjà. Dans ce cadre, l’e-mail remplace peu à peu le chat d’entreprise ou la messagerie instantanée. La formule de fin y apparaît comme un vestige des débuts du courrier électronique, davantage que comme une marque de respect.
Pour un premier contact, une candidature ou un message très formel, la consultante n’exclut pas l’usage de formules plus classiques. Mais elle en dénonce l’usage systématique, « par réflexe », au point que la politesse tiendrait presque lieu de contenu, alors que le message lui-même reste froid ou impersonnel.
- Pour un échange rapide dans une conversation déjà entamée : fin sans formule.
- Pour une relation de travail installée : phrase de clôture naturelle, sans mot figé.
- Pour une démarche très officielle ou un premier contact : formule plus soignée possible, mais à manier avec parcimonie.
Que faire en France avec « Cordialement », « Bien à vous » ou « Bonne journée » ?
En France, la question se pose avec les équivalents directs analysés par Observador. « Cordialement », omniprésent dans les e-mails professionnels, fonctionne comme « cumprimentos » au Portugal. On retrouve les mêmes critiques chez plusieurs spécialistes français de la communication : expression trop vague, trop fréquente, parfois perçue comme froide ou distante.
Les codes français restent néanmoins très marqués, notamment dans l’administration ou les grandes entreprises. La lettre classique, avec son « Veuillez agréer… », inspire encore la rédaction de nombreux e-mails formels. La pratique évolue pourtant, surtout avec la généralisation du télétravail et des outils de messagerie interne.
En France, la tendance va vers une hiérarchie des formules : très formelles lors du premier contact, plus légères ensuite, voire absentes dans les échanges répétitifs.
Plutôt que de supprimer brutalement toute formule, certains conseillent d’adapter le ton :
- dans un premier message très professionnel : une formule de politesse un peu travaillée reste acceptée ;
- dans une relation suivie : un simple « Bonne journée » ou rien du tout peut suffire ;
- dans une série de réponses successives : se passer complètement de formule est de plus en plus courant.
L’équivalent français de la consultante citée par Observador ne remettrait pas forcément en cause l’ensemble du protocole, mais inviterait à en questionner l’automatisme. Un lecteur français peut retenir une idée simple inspirée de cet article portugais : la crédibilité d’un e-mail repose sur son contenu, sa clarté et le respect du destinataire, beaucoup plus que sur la formule standardisée qui le termine.
Comment adapter concrètement ses fins d’e-mails au quotidien
Pour passer d’un réflexe mécanique à un usage plus réfléchi, une première étape consiste à observer ses propres messages. Il suffit de relire les quelques derniers e-mails envoyés : la même formule se répète-t-elle systématiquement, quel que soit l’interlocuteur ou le sujet ? Si oui, le conseil relayé par Observador peut servir de déclencheur pour simplifier.
Une approche pragmatique consiste à garder une signature automatique complète (nom, fonction, téléphone, éventuellement le site de l’entreprise) et à supprimer la formule de fin rituelle. L’e-mail garde ainsi toutes les informations utiles sans empiler les marques de politesse. La dernière phrase du message devient la vraie conclusion, qu’elle soit factuelle ou plus relationnelle.
Autre piste : réserver les formules aux moments où elles ont du sens. Un « merci » sera plus efficace lorsqu’il répond à un réel service rendu, plutôt que répété en fin de chaque e-mail. Un « bonne journée » ponctuel aura plus de valeur qu’un « cordialement » automatique.
Les risques et les avantages d’un e-mail plus direct
Un changement trop brusque peut surprendre certains interlocuteurs, surtout dans des milieux où les conventions écrites restent fortes. Le principal risque tient au malentendu : un message sans formule peut être interprété comme sec ou pressé, si le ton global est déjà très bref.
L’article d’Observador met toutefois en avant les bénéfices potentiels d’une simplification raisonnée. En supprimant les formules toutes faites, l’expéditeur est poussé à soigner davantage le corps du message, le ton, les nuances. La politesse se déplace alors du bas de l’e-mail vers son contenu entier : façon de formuler une demande, précision des informations, attention portée à la situation de l’autre.
À terme, cette évolution rapproche l’e-mail d’une conversation normale. La relation ne repose plus sur un seul mot ritué en fin de message, mais sur l’ensemble de l’échange. Pour les spécialistes cités par Observador, c’est cette cohérence entre la forme et la réalité des interactions qui rend un e-mail vraiment respectueux, bien plus qu’un « Cordialement » ajouté par habitude.
