Harvard est formel : ces 4 phrases à bannir au travail, et « j’espère que tu vas bien » en fait partie

Aux États-Unis, une coach liée à Harvard épingle plusieurs formules toutes faites qui ruinent vos mails professionnels sans que vous vous en rendiez compte.

Dans un article relayé par la revue américaine Harvard Business Review, la coach exécutive Rebecca Zucker, basée aux États-Unis, détaille quatre phrases très utilisées dans les courriels de travail… et qui donnent une image froide, peu sincère ou peu professionnelle. Le média argentin qui relaie ses conseils souligne à quel point ces formules « passe-partout » agacent collègues et supérieurs, au point de faire parfois disparaître vos messages au fond de leur boîte mail.

Quatre phrases « tue-communication » pointées par une experte de Harvard

Rebecca Zucker est coach exécutive et cofondatrice de Next Step Partners, un cabinet spécialisé dans le développement du leadership. Elle intervient régulièrement dans la Harvard Business Review, une revue de management liée à l’université Harvard. Dans sa tribune, reprise par un site d’actualité argentin, elle liste quatre formulations à éviter dans les mails professionnels.

Les formules toutes faites donnent une impression d’automatisme. Elles vous font paraître distant, désintéressé… ou carrément faux.

1) « Je ne suis pas sûr que tu aies vu mon dernier mail… »

D’après une enquête Adobe Consumer Email mentionnée par la coach, 25 % des répondants citent cette phrase comme la plus agaçante dans les échanges par mail au travail. Elle met d’emblée votre interlocuteur sur la défensive, comme s’il était en faute de ne pas avoir répondu.

Dans les faits, un mail peut être passé en spam, s’être noyé dans une avalanche de messages, ou avoir été jugé peu prioritaire et oublié. Rappeler sèchement à l’autre qu’il ne vous a pas répondu n’aide pas.

Rebecca Zucker conseille de rester factuel, bref, et d’ajouter une question claire qui facilite la réponse et « sauve la face » du destinataire.

• Évitez : « Je ne suis pas sûr que tu aies vu mon dernier mail… »
• Préférez : « Je me permets un petit rappel : puis-je vous présenter ce client ? »
• Ou encore : « Avez-vous des retours sur ce projet ? Sans réponse d’ici vendredi, je considérerai que tout est validé. »

La nuance change tout : vous ne reprochez rien, vous aidez simplement votre interlocuteur à trancher rapidement.

2) « Suite à notre conversation » ou « comme évoqué »

Autre formulation pointée par l’experte : « Selon notre conversation » (équivalent de « suite à notre conversation » ou « comme discuté »). Selon elle, ces tournures sonnent trop formelles dans la plupart des contextes et donnent une impression de froideur, voire de distance hiérarchique.

À la lire, ce type de phrase se justifie surtout lorsqu’il faut documenter précisément un échange pour des raisons juridiques ou contractuelles. Utilisée dans un mail courant, elle fait « note d’huissier » plus que message de collègue.

Ce ton très formel peut être perçu comme sec, voire accusateur, alors que vous cherchez simplement à faire suivre une information.

Rebecca Zucker propose des alternatives plus naturelles, qui rappellent le contexte sans rigidité :

• « Je vous envoie l’article dont nous avons parlé au téléphone. »
• « Ravi d’avoir échangé avec vous tout à l’heure. Voici la fiche de poste pour le poste ouvert dans mon équipe, au cas où vous connaîtriez quelqu’un. »

Le fond ne change pas, mais la relation paraît immédiatement plus chaleureuse et authentique.

3) « J’espère que ce mail te trouve en forme… »

La formule « J’espère que ce mail te trouve bien » (ou « j’espère que tu vas bien ») est devenue un classique, notamment depuis la généralisation du télétravail. Pour Rebecca Zucker, elle sonne souvent étrange, voire artificielle.

Elle rappelle que cette phrase peut être sincère lorsqu’elle s’adresse à quelqu’un avec qui vous avez déjà une relation installée, mais que vous n’avez pas contacté depuis longtemps. Avec un contact récent ou presque inconnu, l’effet est beaucoup moins crédible.

La coach raconte un exemple vécu : à la fin de 2020, en pleine crise sanitaire liée au Covid, elle reçoit un mail d’une connaissance qu’elle n’avait pas vue depuis longtemps. La personne ouvre son message avec une formule adaptée au contexte : « J’espère que vous et votre famille allez bien dans cette période absolument dingue. » Pour elle, cette tournure reconnaît l’angoisse et la peur que tout le monde ressentait à ce moment-là, et paraît donc plus authentique.

Dire « j’espère que tu vas bien » sans tenir compte du contexte réel peut donner l’impression d’un geste mécanique, ajouté par habitude, sans véritable intérêt pour la personne.

Les conseils implicites de l’experte :

• Réservez ces marques d’attention aux personnes que vous connaissez un minimum.
• Ajustez la formule au contexte (crise, surcharge, période sensible).
• Si vous n’avez pas de lien particulier, allez droit au but sans surjouer la proximité.

4) « Bien à vous » (ou tout autre formule de clôture générée automatiquement)

Dernier point visé par la coach : les formules de politesse de fin de mail définies une fois pour toutes dans une signature automatique, du type « Cordialement », « Bien à vous », « Merci beaucoup », « Sincèrement », etc.

Ces mentions sont censées faire gagner du temps. Pour Rebecca Zucker, elles finissent surtout par rendre vos messages impersonnels, car elles ne collent pas toujours au ton ou à l’objectif du mail.

La formule de clôture doit correspondre à la nature du message et au type de relation, insiste-t-elle. Sinon, elle sonne faux.

Elle donne des exemples concrets : on évite d’écrire « Chaleureusement » au service financier pour réclamer un paiement en retard, et on ne termine pas par « Merci » quand on se contente d’envoyer une mise à jour à des collègues. Dans ce cas, de quoi êtes-vous reconnaissant ?

Son conseil : adapter systématiquement la fin de mail au contenu.

• Si vous formulez une demande : « Merci d’avance » ou simplement « Merci » reste adapté.
• Si vous annoncez une réunion à venir : « À très vite » ou « À demain en réunion » fonctionne mieux.
• Si vous partagez un document de travail : « Bonne lecture » ou « N’hésitez pas à me faire vos retours » sera plus pertinent.

Comment paraître plus professionnel sans perdre en authenticité

Au fil de ses conseils relayés par le média argentin, l’experte met en avant un fil rouge : la cohérence entre vos mots, la relation avec votre interlocuteur et le contexte de l’échange. Ce n’est pas tant chaque expression qui pose problème que son usage automatique.

Personnaliser un mail ne demande pas forcément plus de temps, mais cela change la façon dont votre message est reçu et traité.

Pour renforcer votre crédibilité par écrit, plusieurs réflexes ressortent de l’analyse de Rebecca Zucker :

• Éviter les reproches implicites (« tu n’as pas répondu », « comme convenu ») si vous cherchez une collaboration fluide.
• Remplacer les formules juridiques par un rappel simple du contexte (« lors de notre appel de ce matin… »).
• Adapter le niveau de chaleur au lien réel : pas d’hyper-familiarité avec une personne quasi inconnue.
• Choisir une formule de clôture qui colle au but du mail (demande, information, relance, félicitations…).

Et en France, que faire dans ses mails professionnels ?

Pour un lecteur français, ces recommandations s’appliquent directement. Les habitudes d’e-mailing en France restent proches de celles observées aux États-Unis : formules standards, signatures automatiques et phrases d’accroche souvent copiées-collées.

Dans l’Hexagone, les codes varient selon le secteur : un cabinet d’avocats utilisera un ton plus formel qu’une start-up, mais certaines logiques restent communes :

Les responsables RH et managers français insistent eux aussi, dans leurs prises de parole publiques, sur la clarté et la concision des mails, un enjeu central avec le télétravail et le travail hybride. Un message précis, au ton adapté, limite les risques de malentendu et accélère les décisions.

Des exemples concrets pour ajuster ses mails au quotidien

Appliquer ces conseils passe par quelques ajustements simples dans votre pratique quotidienne. Quelques cas typiques :

• Relance d’un supérieur hiérarchique : au lieu de « Je ne suis pas sûr que vous ayez vu mon dernier mail », écrire « Je reviens vers vous concernant le dossier X : puis-je valider la version jointe ? »
• Envoi de compte rendu : remplacer « Selon notre conversation » par « Comme évoqué ce matin, vous trouverez ci-joint le compte rendu de notre réunion. »
• Message à un nouveau contact : éviter « J’espère que ce mail vous trouve bien » et démarrer par « Merci encore pour votre échange lors de la conférence d’hier. »
• Fin de mail entre collègues : quitter un automatique « Cordialement » pour un plus contextuel « À tout à l’heure en réunion » ou « Bonne fin de journée ».

Ces micro-ajustements permettent de garder un ton professionnel tout en montrant que vous voyez votre interlocuteur comme une personne, pas comme une adresse mail parmi d’autres.

Pourquoi ces détails comptent dans une carrière

Les propos de Rebecca Zucker, relayés par la Harvard Business Review, s’inscrivent dans un mouvement plus large : les entreprises accordent une attention croissante à la communication dite « soft skills », c’est-à-dire aux compétences relationnelles et comportementales.

Un mail perçu comme froid, agressif ou désinvolte peut fragiliser une coopération, ralentir un projet ou compliquer une demande de promotion. À l’inverse, un message clair, respectueux et adapté au contexte renforce la confiance, notamment en télétravail où le mail et la messagerie instantanée remplacent largement les échanges informels.

Pour un salarié français, s’inspirer de ces conseils ne signifie pas adopter un style américain, mais questionner ses automatismes. La formule « J’espère que tu vas bien » n’est pas interdite en soi. L’enjeu consiste à se demander à chaque fois : est-ce cohérent avec la relation, la situation, et ce que je veux vraiment transmettre ?